ניהול פרויקטים הוא תהליך מתמשך שדורש ראייה לטווח הרחוק, סדר וארגון וכן תכנון מדויק המתבצע החל מהשלבים הראשונים ועד לסיום הפרויקט. למעשה, בעידן שבו ניהול זמן הוא נדבך משמעותי מאוד בכל מקום עבודה, היכולת שלכם לנהל את הפרויקטים שלכם במשרד הוא חשוב מאוד לסל הכישורים שלכם. כדי לסגל תכונות של מנהלים ולבצע תהליך של ניהול פרויקטים כדרך חיים, בחרנו להציג את מיטב הטיפים שבעזרתם תוכלו ליצור סט כלים אשר יאפשר לכם לנהל את הפרויקטים באופן מקצועי. אז מאיפה מתחילים? להלן סקירה מיוחדת:
שימוש בתוכנות ניהול כדרך חיים
אם עד לפני מספר שנים היכולת לנהל פרויקט מתחילתו ועד סופו הייתה מבוססת בעיקר על כתיבה על דפים, כיום באמצעות תוכנות ניהול מתקדמות ניתן ליצור תמהיל המאפשר לקחת את הפרויקט שלכם ברצינות ולנהל אותו באופן יעיל לטובת שיפור תהליכי עבודה. עידן בן אור כתב באתר שלו סקירה שיכולה לסייע לכם מאוד לטובת בחירה בתוכנות ניהול שנועדו לשרת אתכם כמנהלים ואת חברי הצוות שלכם לצד שימת דגש על רכישה של תוכנות במחיר נוח וכן כאלו המאפשרות לכם לקבל תקופת התנסות ללא עלות. ככל שתטמיעו את התוכנות בשלבים ההתחלתיים של הפרויקט, תוכלו להבין כיצד הפרויקט שלכם מנהל בצורה טובה ואפילו מהירה יותר.
סדר וארגון
מאחר שניהול פרויקט לא מסתכם בפרויקט אחד אלא במספר פרויקטים שיכולים להתנהל במקביל, סדר וארגון הוא חלק משמעותי וחשוב מאוד בתהליך. חשוב שתהיו מאורגנים ומסודרים מבחינת לוחות הזמנים – החל מקביעת תקציב לכל פרויקט, קביעת דד ליין, מעקב אחר התקדמות ועוד. כאמור, באמצעות תוכנות הניהול כדרך חיים ניתן ליצור תהליך של בקרה ושליטה על כל שלב בתהליך, ובהתאם לכך להתנהל בצורה מאורגנת ומסודרת.
עקביות
היכולת שלכם כמנהלים ליצור תמהיל נכון של עבודה מחייב להיות עקביים לכל אורך הדרך. עקביות היא תכונה שכל עובד צריך לסגל לעצמו, בוודאי כאשר מדובר בתחום של ניהול פרויקטים. חשוב מאוד לעקוב בצורה מדוקדקת אחר התקדמות המשימות הקשורות בפרויקט דרך התוכנה בה בחרתם להשתמש וגם לשמור על קשר עם הצוות שעובד איתכם על הפרויקט. זאת כחלק מהבנה כי עקביות ומתן דגש על השלמת כל משימה באופן נפרד, היא זו שתוביל בסופו של דבר לסיום הפרויקט באופן שלא ישאיר קצוות פתוחים ובהתאם לכך גם עיכובים שיעלו לכם לא מעט כסף.
למידה מטעויות
כל פרויקט הוא נדבך בפני עצמו, ועל כן חשוב מאוד לסגל תרבות ארגונית של למידה מטעויות. אם הפרויקט לא מתנהל בצורה נכונה או שנגרם עיכוב בדד ליין, אפילו בקרב הפרפקציוניסטים המקפידים ביותר, חשוב לבצע תחקיר וללמוד מהטעויות מתוך מטרה להשתפר. גם מנהלים מוצלחים מאוד יכולים לטעות, וזה בסדר. כולנו בני אדם ועל כן היכולת ללמוד מהטעויות ולשנות אותן היא חלק משמעותי מהיכולת להתקדם קדימה באמצעות עצירה והבנה מה לא היה נכון בדרך, וכיצד אפשר להשתפר.
מחקר מתמיד
היכולת שלכם ליצור פרויקטים מההתחלה ועד לסוף חייב לכלול מחקר תמיד על אודות תחום הניהול וההדרכה. אל תחששו לקבל סיוע מצד מומחים לתחום, דרך הדרכות אותן ניתן לקיים דרך האינטרנט או בפגישות אישיות, כחלק מהבנה כי באמצעות העמקת הידע באופן מתמיד ניתן ליצור תהליכי עבודה מדויקים וטובים יותר.
לסיכום, ניהול פרויקטים הוא תהליך לטווח הרחוק. בעבור מי שרק מתחיל את התהליך חשוב להבין כי מדובר במיומנות אותה רוכשים עם הזמן. על כן שימוש בתוכנות, המפורטות לנוחותכם באתר של עידן בן אור, לצד העמקת ידע הן הדרכים הטובות ביותר להפוך את ניהול הפרויקט לדרך חיים, ובהתאם לכך להזניק את הארגון ואת הכישורים הניהוליים שלכם.
