את המאמר הזה כתבנו עם המחשבה על מנהלים ובעלי עסקים אשר מתמודדים כל יום עם התחרות העסקית הקשה בתחום שלהם. אם בעבר היה ניתן למצוא עסקים אשר נהנים מיתרון תחרותי אשר נמשך לתקופה ארוכה, הרי שהקצב כיום מהיר בהרבה. מתחרים חדשים נכנסים לכל תחום ונותני שירות מחו"ל יכולים להתחרות בקלות רבה ברוב התחומים. עסקים רבים מוצאים את עצמם במאבק מתמיד של התייעלות וניסיון לחפש את הצעד הבא שיביא אותם לרווחיות גבוהה יותר. הפתרון אשר נציג כאן הוא מעניין מכיוון שהוא מטפל בשני החלקים של העסק: הוצאות והכנסות. כלומר, הוא נותן מענה הן לצורך בקצוץ הוצאות מצד אחד, ושיפור השירות והמוצר ואיתו הרווחיות, מצד שני. המשיכו לקרוא ותוכלו לגלות האם מזכירה במיקור חוץ יכול להתאים גם לעסק שלכם.
מה זה בדיוק שירות מזכירה במיקור חוץ
הרעיון של מיקור חוץ הוא לא חדש. אנחנו משתמשים במיקור חוץ כמעט בכל עסק: בשירותי משלוח, שירותי קייטרינג, שירותי מחשוב בענן, שירותי תוכנה במיקור חוץ או אפילו שירותי השמה המבוצעים על ידי קבלן חיצוני. הרעיון במזכירה במיקור חוץ הוא דומה. העסק מעביר חלק או את כל הפעילות אשר נעשית על ידי המזכירה או המזכירות בו לחברה שהיא למעשה נותנת שירות. השירות ניתן על ידי ספקים מקצועיים אשר זהו תחום העיסוק המרכזי שלהם. החברות הללו מעסיקות מזכירות ועובדי משרד אחרים כחלק אינטגרלי ממה שהן עושות. מכיוון שכך, לחברות הללו יש יתרון יחסי משמעותי על פני כל עסק אחר אשר מעסיק רק מזכירה אחת או כמה בודדות. ממש כמו שהעסק שלכם מתמחה בתחום מסוים, כך גם נותני השירות בתחום הם מומחים בשרותי מזכירה ומשרד.
היתרונות בשירותי מזכירה במיקור חוץ
מכיוון שהשירות ניתן על ידי עסק המתמחה בכך, הוא יכול להציע שירות הרמה הרבה יותר גבוהה ממה שנעשה אצלכם בעסק. במקרים רבים, מדובר בכוח אדם מאד מיומן אשר גם לו התמחויות שונות. תוכלו לקבל שירות מאד מקצועי בתחומים של:
- מענה מקצועי לפניות של לקוחות פוטנציאלים.
- מענה מקצועי לפניות לגבי שירות.
- תיאום פגישות ברמה הכי גבוהה, כזה שיודע להתמודד עם קשיים ולמצוא פתרונות יצירתיים.
- קשר עם ספקים, בדיקת חשבוניות ואפילו תשלום.
- ביצוע מעקב תשלומים וגביה.
את כל הפעולות הללו ועוד רבות אחרות תוכלו לקבל ללא תלות בעובד שחולה היום או עובד שלא מבצע את עבודתו כפי שצריך. בנוסף על כך, תוכלו לקבל דו"ח מלא על השירות שקיבלתם והפעולות שבוצעו.
מזכירה במיקור חוץ – חיסכון אדיר
אם תשקללו את סך כל ההוצאות הישירות והעקיפות על עובדים המועסקים באופן ישיר, תגיעו לסכום השווה ליותר מפעמיים השכר שהם מקבלים ולעיתים אפילו הרבה יותר. מקרים של בעיות ביחסי עובד מעביד יכולים להיות מקור לביצועים חלשים בקרב העסק כולו. הבעיות הללו יכולות לעיתים להגיע עד לכדי משפטים בבתי דין לעבודה או תביעות שונות. במקרים הללו, הנטייה של הרשויות היא להעדיף את הצד של העובדים. מיקור חוץ הוא דרך נהדרת לצמצם את הפגיעות שלכם לכל זה ולשמור על צוות עובדים ועובדות רק במה שקשור לעסק עצמו.
מזכירה במיקור חוץ יכולה לשנות את ההתנהלות של עסק קטן ולהביא אותו להצלחה. לא חייבים ישר לעבור לשירות מלא במיקור חוץ. ניתן לעשות את הצעד הראשון כתוספת לכוח האדם הקיים או כגיבוי. לאחר מכן, אפשר לקבל החלטה אם השירות מתאים לעסק שלכם ובאיזה מינון.
